Wie Dokumentenprozesse Sie und uns flexibel machen
Durch Dokumentenprozesse eröffnen sich neue Möglichkeiten für die Generierung und das Handling Ihrer Dokumente und Unterlagen in KURSO. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Wort Dokumentenprozess und wie beschleunigen Dokumentenprozesse Ihre Seminarverwaltung?
Stellen Sie sich eine Druckstraße in Form eines Fließbands vor. Bevor auch nur das erste Papier bedruckt wird, wird die Druckstraße erstmal aufgebaut. Dabei werden verschiedene Stationen physisch errichtet, die später das Papier auf verschiedene Arten bearbeiten. Die Druckeinheit bedruckt das Papier, der Locher stanzt Löcher an den richtigen Stellen und der Hefter heftet mehrere Seiten zu einem Magazin zusammen. Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten der Bearbeitung. Bis zum fertigen Produkt durchläuft das Papier also mehrere Stationen, deren Abfolge durch die physisch miteinander verbundenen Geräte festgelegt wurde – ein in Hardware gegossener Prozess.
Der tatsächliche Durchlauf durch die Druckstraße – und damit die Ausführung dieses Prozesses – erfolgt durch einen konkreten Druckauftrag. Während des Druckauftrags wird das Papier automatisch und ohne große manuelle Eingriffe individuell bedruckt, gefaltet, geheftet und vieles mehr.
Die virtuelle Druckstraße
Und nun stellen Sie sich vor, wir gießen das Prinzip der Druckstraße in Software. Auch ein Dokumentenprozess in KURSO läuft wie bei einer Druckstraße ab. Beim Anlegen eines Dokumentenprozesses werden verschiedene Verarbeitungsschritte aneinandergereiht. Ein Verarbeitungsschritt besteht immer aus einem sogenannten Prozessor mit seiner Konfiguration. Jeder Prozessor ist für eine ganz bestimmte Aktion zuständig und entspricht einem konkreten Gerät in der Druckstraße. Typischerweise wird im ersten Verarbeitungsschritt ein Dokument geladen. Im Bild der Druckstraße könnte das einem vorbedruckten Formular oder Briefpapier entsprechen. Das geladene Dokument wird nun nach und nach weiterverarbeitet. Im nächsten Verarbeitungsschritt können zum Beispiel Platzhalter durch Ihre konkreten Daten ersetzt werden. Durch die Zwischenbearbeitung haben Sie die Möglichkeit den Prozess später in der Ausführung zu unterbrechen, um Daten zu überprüfen und anzupassen.
Weitere Prozessoren können Dokumente unter anderem in andere Formate wie PDF konvertieren, zusammenführen und weiterleiten. Alle Prozessoren haben ein erwartetes Eingangsformat und ein erwartetes Ausgangsformat. Der bereits gebaute Teil des Dokumentenprozesses steuert somit, welche Prozessoren im nächsten Verarbeitungsschritt verwendet werden können. Der finale Verarbeitungsschritt steuert die Ausgabe. In einer Druckstraße könnte am Ende der Straße eine einfache Ausgabe im Ausgabeschacht bis hin zum Postversand stehen. Ganz analog dazu könnte am Ende eines Dokumentenprozesses in KURSO ein einfaches Öffnen der Ergebnisse oder der Versand per E-Mail (derzeit in der Entwicklung) stehen. Im Gegensatz zur Druckstraße ist ein Dokumentenprozess in KURSO schnell umgebaut. Mit wenigen Klicks und ohne schweres Werkzeug lässt sich ein Prozess an neue Gegebenheiten oder mit einer neuen Vorlage anpassen.
In Produktion gehen
Dokumentenprozesse werden jeweils für eine Art von Datenquelle erstellt, zum Beispiel für Kursbuchungen im Falle einer Teilnahmebescheinigung – oder für Personen im Falle eines einfachen Anschreibens ohne Bezug zu Kursbuchungen. Außerdem kann eingestellt werden, wer den Prozess benutzen darf. Nur BesitzerIn und AdministratorInnen können den Prozess bearbeiten. Um einen Prozess anschließend auszuführen und Dokumente passend zu generieren, werden in KURSO im Kontext der jeweiligen Datenquelle die verfügbaren Dokumentenprozesse angezeigt. Durch einen einfachen Klick startet der Prozess und die vorher konfigurierten Verarbeitungsschritte werden ausgeführt.
,,Dokumentenprozesse eröffnen auch uns neue Möglichkeiten"
Durch die starke Modularität in Form der einzelnen Prozessoren können wir schnell neue Funktionalität bereitstellen. Durch das Entwickeln eines einzelnen neuen Prozessors ergeben sich sofort viele neue Kombinationsmöglichkeiten. Unsere nächsten geplanten Prozessoren sollen Platzhaltervorlagen für .xlsx-Dateien (Microsoft Excel) und .ods-Dateien (LibreOffice Calc), den E-Mail-Versand, und das Einfügen von Tabellen in .xlsx-Dateien (ohne Platzhalter, mehrere Datensätze in einer Tabelle) ermöglichen. Sie sehen, durch die Grundlage, die wir in KURSO mit den Dokumentenprozessen geschaffen haben, eröffnen sich auch für uns viele neue Möglichkeiten.
Weiterhin stehen Ihnen in KURSO natürlich die Sofort-Dokumente zur Verfügung. Diese dienen dazu, individuelle Vorlagen zu befüllen, die Sie vielleicht nur einmalig oder wenige Male benötigen. Weitere Infos zur Vorlagenerstellung finden Sie im kürzlich veröffentlichten Beitrag zur Erstellung von Platzhaltervorlagen.